Un lunes cualquiera, en una oficina de cincuenta personas, hay tres o cuatro sillas vacías. Nadie lo vive como un problema. Se reorganiza una reunión, alguien cubre un turno, el trabajo sale adelante con algo más de esfuerzo del previsto. Al día siguiente vuelven dos y falta otro. Así, semana tras semana.
Visto desde dentro, eso no es un fenómeno: es un lunes. Solo cuando se suman todas las oficinas, todas las fábricas y todos los comercios del país aparece la magnitud real. El absentismo laboral en España cerró 2025 en el 7,68 % de las horas pactadas, el nivel más alto de toda la serie histórica. Y no es un pico: es el último dato de una tendencia que lleva casi una década subiendo y que la Autoridad Independiente de Responsabilidad Fiscal ha calificado de estructural.
Lo que sigue reúne lo que dicen los datos, expone las explicaciones que compiten entre sí sin escoger bando, y termina donde de verdad importa a una empresa: qué parte de todo esto está en su mano.
1. La magnitud
El dato que mejor transmite el tamaño del asunto no es un porcentaje, es un recuento de personas. En el cuarto trimestre de 2025, 1.595.211 personas se ausentaron de su puesto cada día de media. De ellas, 1.239.732 estaban de baja médica. Es, aproximadamente, una ciudad del tamaño de Barcelona que no acude a trabajar ninguna mañana.
El resto de cifras ordena esa imagen:
- 7,68 % de las horas pactadas en el cierre de 2025, con el cuarto trimestre en el 7,88 %, máximo histórico (The Adecco Group Institute). El primer trimestre de 2026 se mantiene en el 7,6 %.
- 10,9 horas perdidas por trabajador y mes de media. Algo más de una jornada completa, todos los meses, por cada persona en plantilla.
- 24,88 € era el coste laboral por hora efectiva en España en el primer trimestre de 2026 (INE).
Tres cifras de coste que no miden lo mismo
En prensa circulan mezcladas y eso genera más ruido que información. Conviene separarlas:
- 18.413 millones de euros: gasto en subsidios por incapacidad temporal en 2025, un 11,8 % más que el año anterior. Cifra oficial del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones. Mide únicamente lo que desembolsa la Seguridad Social.
- Unos 33.000 millones: estimación de la Fundación Economía y Salud para el coste de la incapacidad temporal por contingencias comunes, en torno al 1,4 % del PIB, repartido casi a partes iguales entre la Seguridad Social y las empresas. Añade cotizaciones durante la baja, mejoras voluntarias de convenio y los primeros días a cargo de la empresa. La diferencia con la anterior es de perímetro, no de error.
- 59.109 millones: estimación de Adecco del coste total del absentismo para la economía, incorporando pérdida de productividad. Es la más amplia y la que más depende de supuestos.
Las tres son defendibles dentro de su definición. Ninguna sustituye a las otras.
2. Diez años en la misma dirección
Si esto fuera un mal año, la explicación sería sencilla: una temporada de gripe fuerte, un invierno duro. Pero la serie no describe un mal año. Describe un cambio de nivel que empieza antes de la pandemia y continúa después de ella, sin volver nunca al punto de partida.
El informe de la AIReF publicado en febrero de 2026, dentro del Spending Review 2022-2026, documenta el recorrido:
- La incidencia de las bajas por contingencias comunes creció cerca de un 60 % entre 2017 y 2024. Es una tasa: ya descuenta el crecimiento del empleo.
- La duración media aumentó un 15 % en el mismo periodo.
- Los procesos iniciados casi se han duplicado: de 4,7 millones en 2017 a 8,6 millones en 2024.
- El gasto se ha triplicado desde 2014. La incapacidad temporal es hoy el segundo mayor componente del gasto de la Seguridad Social, solo por detrás de las pensiones.
El detalle relevante está en los dos primeros puntos: incidencia y duración suben a la vez. Hay más bajas, y además duran más. Eso descarta de entrada cualquier explicación de un solo factor, porque un único mecanismo difícilmente movería ambas variables en la misma dirección.
3. Cinco explicaciones que conviven
La AIReF rechaza expresamente que exista una causa única. Estas son las que su análisis pone sobre la mesa, sin orden de importancia, porque no está establecido cuál pesa más.
Envejecimiento de la población ocupada
Una plantilla más envejecida acumula más patología crónica y recuperaciones más largas. Actúa sobre la duración más que sobre la incidencia. Es el factor menos discutido de los cinco.
Listas de espera
En el segundo semestre de 2025 había 853.509 pacientes esperando una intervención quirúrgica en el Sistema Nacional de Salud, con una demora media de 121 días. El promedio de 2024 fue un 59,3 % superior al de 2014. Un trabajador que espera una prueba o una operación permanece de baja mientras espera, con independencia de su voluntad o de la de su empresa. La AIReF dedica un apartado específico a la relación entre tiempos de espera y duración de los episodios.
Salud mental
El componente que más crece, aunque las estimaciones varían según fuente y periodo: Adecco cifra el aumento en un 111 % en cinco años; la Fundación Economía y Salud, en un 175 % general y un 375 % entre menores de 35 años. En atención primaria, los problemas de salud mental registrados pasaron de 14 millones de casos en 2013 a 35,6 millones en 2024. Las bajas por esta causa duran más que las físicas.
Estabilidad del empleo
El dato más contraintuitivo del informe: el tránsito de contratos temporales a indefinidos impulsado por la reforma laboral incrementó en torno a un 30 % la probabilidad de iniciar un episodio de incapacidad temporal. La incidencia es también mayor en empresas grandes y en el empleo público.
La lectura inmediata —quien tiene el puesto asegurado se coge más bajas— no es la única compatible con ese dato. La contraria lo es igualmente: quien tiene un contrato precario no se da de baja aunque lo necesite, y el aumento reflejaría la desaparición de esa infrautilización, no un exceso. El dato, por sí solo, no distingue entre ambas.
Diseño institucional
La AIReF identifica un problema de principal-agente: el INSS asume el coste de la prestación, pero la decisión clínica sobre conceder y prolongar la baja corresponde a los médicos de atención primaria del Sistema Nacional de Salud, organizado en 17 servicios autonómicos. Quien decide no soporta el coste de decidir. La AIReF señala que esa separación genera riesgos de sobreutilización y de prolongación de los episodios.
A ello se suman los incentivos económicos: el 50 % de los convenios de sector y el 65 % de los de empresa mejoran la cobertura legal, elevando la prestación a entre el 80 % y el 97 % del salario según la duración.
Una nota sobre el debate
La interpretación de todo lo anterior está politizada. Las organizaciones empresariales enfatizan el fraude y los incentivos; las sindicales, el deterioro de la sanidad pública y las condiciones de trabajo. Este artículo no toma posición: expone lo que un organismo independiente ha documentado y deja constancia de que la explicación causal sigue abierta.
4. Dónde se concentra el problema
Los promedios esconden lo esencial. El absentismo no se reparte de forma homogénea entre la plantilla ni entre los tipos de baja, y saber dónde se acumula cambia por completo qué medidas tienen sentido.
- El 2,4 % de los procesos —los que superan los 365 días— concentra más de un tercio del gasto.
- El 25 % de las personas concentra el 55 % de los episodios. Existe un fenómeno claro de reiteración.
- Las patologías más frecuentes son las musculoesqueléticas y las respiratorias. Las que más crecen, las infecciosas y las de salud mental.
- Por sectores, la industria encabeza la tasa (7,5 %), seguida de servicios (7,1 %); la construcción registra la más baja (5,9 %). Por ramas concretas, actividades postales supera el 13 %.
Qué se deduce de esto
Que hay dos absentismos distintos y no conviene confundirlos.
Uno es el de las bajas largas: pocas, muy caras, asociadas a patología seria. Ahí está un tercio del gasto y ahí no hay política de empresa que sirva. Son enfermedades que exigen tratamiento, tiempo y un sistema sanitario que funcione.
El otro es el de los episodios cortos y repetidos: los que hacen que un cuarto de la plantilla acumule más de la mitad de las ausencias. Individualmente son irrelevantes —dos días, tres días— y por eso nadie los registra como un problema. Agregados, son el ruido de fondo permanente de cualquier organización.
Esa segunda categoría es la única sobre la que una empresa tiene alguna capacidad de influencia. Y no por casualidad es la que coincide con las patologías respiratorias e infecciosas del listado anterior.
5. Qué queda en manos de una empresa
Conviene ser honesto en este punto, porque es donde la mayoría de los artículos sobre absentismo dejan de serlo.
Una empresa no controla el envejecimiento de su plantilla más allá de a quién contrata. No controla las listas de espera del sistema público. No controla el diseño institucional del INSS ni la organización autonómica de la sanidad. No controla el marco normativo del contrato indefinido. Y las bajas largas, donde está un tercio del gasto, corresponden a patología que ninguna decisión de gestión evita.
Dicho sin rodeos: la mayor parte de ese 7,68 % está fuera de su alcance. Cualquiera que prometa reducirlo con una sola medida está vendiendo algo.
Lo que sí queda dentro del perímetro de decisión es corto y conocido: la prevención de riesgos, la organización del trabajo y de la carga, la gestión de personas —donde entra el componente de salud mental— y el entorno físico en el que se trabaja.
Este último es el que suele descartarse primero, y es el que tiene evidencia más antigua. El estudio de referencia es el de Milton, Glencross y Walters (Indoor Air, 2000): 3.720 empleados, 40 edificios, 115 zonas ventiladas de forma independiente, con controles por edad, sexo, antigüedad, turno, hacinamiento y tipo de puesto. Entre el personal de oficina, el riesgo relativo de baja corta fue de 1,53 (IC 95 %: 1,22–1,92) en las zonas con menor aporte de aire exterior, y de 1,52 en zonas donde los ocupantes habían presentado quejas sobre la calidad del ambiente interior. El riesgo atribuible entre los expuestos fue del 35 %.
Obsérvese qué tipo de baja mide ese estudio: bajas cortas. Exactamente la categoría que el apartado anterior identificaba como la única influible.
6. Lo que la evidencia sostiene y lo que no
Sin esta sección, lo anterior sería propaganda.
El estudio de Milton mide ventilación, no limpieza. Es observacional, no experimental, y sus datos son de los años noventa. Lo que establece con solidez es que la calidad del ambiente interior tiene efectos medibles y económicamente relevantes sobre las bajas cortas, y que las quejas de los ocupantes —que habitualmente incluyen polvo, olores y suciedad percibida— predicen ausencias de forma independiente.
Tampoco existe, hasta donde alcanza la literatura publicada, un ensayo aleatorizado que demuestre que aumentar la frecuencia de limpieza reduce el absentismo. Sí los hay sobre higiene de superficies combinada con higiene de manos, con resultados favorables, pero financiados por fabricantes de productos de higiene, lo que obliga a leerlos con cautela.
Lo que sí sostiene el conjunto de la literatura es más modesto y más útil: el aire, el polvo, la humedad y las superficies de un espacio de trabajo influyen de forma medible en la salud y el rendimiento de quienes lo ocupan. La limpieza participa de varios de esos mecanismos. No de todos, y no en solitario.
7. ¿Qué se puede aportar desde la limpieza?
La limpieza rara vez recibe la importancia que realmente tiene. No porque nadie la valore, sino porque su efecto es invisible cuando funciona: un espacio bien mantenido no llama la atención, y lo que no llama la atención no se registra como valor. El resultado es que la decisión de compra acaba apoyándose casi por completo en el precio, que es lo único que se puede comparar con facilidad.
Merece la pena ponerlo en relación con los datos anteriores. Entre las patologías más frecuentes están las respiratorias; entre las que más crecen, las infecciosas. Ambas comparten una característica: se transmiten en interiores, entre personas que comparten aire y superficies durante ocho horas al día. Y ambas producen, sobre todo, episodios cortos y repetidos, que es donde el apartado 4 situaba el único margen real de una organización.
Hay además un efecto que no aparece en ninguna estadística de bajas porque afecta a quien sí acude. En un experimento de Wargocki y colaboradores (Indoor Air, 1999), la simple presencia de una moqueta vieja oculta tras un tabique —invisible para los participantes, con temperatura, ruido y ventilación constantes— redujo un 6,5 % el rendimiento en una tarea de oficina y aumentó de forma significativa la intensidad de las cefaleas. Lo más revelador: mientras trabajaban, los participantes no percibían ninguna diferencia. Se adaptaban al ambiente. El rendimiento caía igualmente.
Un cálculo que cualquiera puede rehacer
Empresa de 50 empleados, con todos los parámetros a la vista y sustituibles por los propios:
10,9 horas perdidas al mes × 12 meses × 50 empleados × 24,88 € por hora efectiva = 162.700 € al año.
Supongamos que el entorno físico explicara solo un 5 % de esa cifra. Es un supuesto deliberadamente prudente: muy por debajo del 35 % de riesgo atribuible que estimó Milton para las bajas cortas. Serían 8.100 € anuales.
Añadamos una caída de rendimiento del 1 %, frente al 6,5 % medido en condiciones controladas. Sobre 50 personas y 1.600 horas anuales, 19.900 € más.
Alrededor de 28.000 € al año en una empresa mediana, con hipótesis conservadoras en ambos extremos.
Otra forma de mirar al Servicio de Limpieza
Nadie contrata mal a propósito. Se contrata con la información disponible, y la información disponible sobre un servicio de limpieza suele reducirse a un precio y a una impresión visual. Es una base razonable para decidir cuando no hay otra.
Lo que estos datos sugieren es que existe otra. Que el gasto en limpieza no compite solo consigo mismo, sino con una partida mucho mayor y peor identificada, que está repartida entre bajas cortas, coberturas improvisadas y rendimiento que se pierde sin que nadie lo note. Y que, con esa perspectiva, la pregunta más útil ante un presupuesto de limpieza quizá no sea cuánto cuesta, sino qué está evitando.
No se trata de gastar más. Se trata de saber qué se está comprando.
Fuentes
- AIReF (2026). Evaluación del Gasto Público. Estudio Incapacidad Temporal. Spending Review 2022-2026, febrero de 2026.
- Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones. Estadística de gasto en prestaciones por incapacidad temporal, 2025 y 2026.
- The Adecco Group Institute (2026). XV Informe Anual Adecco sobre Empresa Saludable y Gestión del Absentismo.
- Randstad Research (2026). Informe de absentismo laboral, cuarto trimestre de 2025.
- INE. Encuesta Trimestral de Coste Laboral, primer trimestre de 2026.
- Fundación Economía y Salud (2026). La incapacidad temporal en España: diagnóstico, desafíos estructurales y propuestas de reforma.
- Ministerio de Sanidad. Sistema de Información sobre Listas de Espera del SNS, segundo semestre de 2025.
- Milton, D. K., Glencross, P. M. y Walters, M. D. (2000). Risk of sick leave associated with outdoor air supply rate, humidification, and occupant complaints. Indoor Air, 10(4), 212–221.
- Wargocki, P., Wyon, D. P., Baik, Y. K., Clausen, G. y Fanger, P. O. (1999). Perceived air quality, sick building syndrome (SBS) symptoms and productivity in an office with two different pollution loads. Indoor Air, 9(3), 165–179.